Version française

Supplier Compliance to Overwaitea Food Group Data Standards

November 6, 2013

The Overwaitea Food Group (OFG)  is committed to data synchronization and global standards, and is supporting the exchange of accurate and timely product data, images and dimensions through ECCnet Registry, ECCnet Image &Validation for Planogram and Marketing Images, and item level nutritional information through the ECCnet Item Certification service.

To support this, Overwaitea Food Group is re-emphasizing some key areas of our standard terms and conditions of trade:

• Unique and Reliable Bar codes - OFG requires your products(cases, inners and items) to be identified with globally-unique bar codes that can scan reliably  - Register your Company Prefix Licence with GS1 Canada as soon as possible (if you have not already done so). To register, visit https://www.gs1ca.org/register/start.aspx.
• Accurate product information in ECCnet Registry – Mandatory for our suppliers of fixed weight packaged goods with UPCs to have their products listed in ECCnet Registry - To jumpstart the implementation process, visit https://www.gs1ca.org/jumpstart.
• Timely product data error resolution through the GTIN Discrepancy Reporting (GDR) System – Once a ticket has been logged for an item in the GDR system of ECCnet Registry, OFG requires that you resolve this issue within 24 hours.
• Standardized product images and dimensions through ECCnet Image & Validation (ECCnet I&V) service – OFG requires that your product images and item dimensions are available in the ECCnet I&V database prior to product listing.  The product images and dimensional data supports shelf space management and marketing activities such as flyers, inserts and online promotional activities that can help boost the sales of your products.
• Authenticated nutritional data and images through ECCnet Item Certification service – OFG requires that your products be loaded and certified with regard to ingredients, allergens and certifications (Organic, Kosher, Halal, etc.) as well as major claims (gluten free, dairy free, peanut free, etc.). For more information, visit http://www.gs1ca.org/EICS/index.asp, or contact GS1 Canada at 1.800.567.7084, or on itemcertificationsupport@gs1ca.org.
• Participation in GS1 Canada Product Recall service – All recalls must be processed through GS1 Canada Product Recall. If you have any questions regarding GS1 Canada Product Recall, visit http://www.gs1ca.org/Our_Services/GS1_Canada_Product_Recall/index.asp, or contact GS1 Canada, either by phone at 1.800.567.7084, or by email at subscriptionsupport@gs1ca.org.

If you have already subscribed and submitted your data and samples to the above noted GS1 Canada services, we thank you.

Effective November 18, 2013, Overwaitea Food Group has asked GS1 Canada to shop our stores to acquire all remaining missing product images and dimensional data.  Your organization will be billed up to $170 for each product not submitted to GS1 Canada – ($140 for marketing and planogram image and certification services, and an additional $30 cost recovery fee for the product purchase).

To ensure that your organization meets Overwaitea Food Group’s trading partner requirements and to avoid these additional fees, please complete these steps by November 18, 2013:

• Ensure your company has a valid GS1 bar code
• Ensure that all products are loaded with ECCnet registry
• Ensure that all products are loaded with ECCnet I&V services
• Ensure that all products have been added to certified in ECCnet Item Certification (Nutrient and Ingredients)
• Ensure that you are subscribed to the GS1 Product Recall service and using this service for all recalls

Our expectation is that you are responsible for maintaining up-to-date product information at all times.

Your cooperation with these business requirements will improve efficiencies and data quality in our business processes. Please contact GS1 Canada, either by phone at 1.800.567.7084, or by email at info@gs1ca.org.

Sincerely,

English version

Conformité des fournisseurs aux normes des données d’Overwaitea Food Group

6 novembre 2013

Overwaitea Food Group (OFG) s'est engagée en faveur de la synchronisation des données et des normes mondiales, et soutient l'échange des données de produit et d’images précises et rapides grâce au Registre ECCnet, ECCnet Images & Validation pour la planographie, les images marketing ainsi que l’information nutritionnelle au niveau du produit avec ECCNet Item Certification.

Afin d’appuyer cette initiative, Overwaitea Food Group met l’accent sur certains points clés de nos termes et conditions standards de commerce :

• Uniques et fiables - OFG requiert que vos produits (étuis, ampoules et articles) soient identifiés avec des codes à barres uniques au monde dont la saisie par lecture optique est fiable - Enregistrez votre Licence de préfixe d'entreprise avec GS1 Canada dès que possible (si vous ne l'avez pas déjà fait). Pour vous inscrire, visitez https://www.gs1ca.org/register/start.aspx.
• Informations exactes sur les produits grâce au Registre ECCnet – Obligatoire pour nos fournisseurs avec des biens emballés ayant un poids fixe comportant un UPC et qui veulent que leurs produits soient enregistrés dans le Registre ECCnet – Pour relancer le processus de mise en œuvre, visitez https://www.gs1ca.org/jumpstart.
• Résolution rapide des erreurs des données sur les produits grâce au système de signalisation des divergences de numéros GTIN (système GDR) – Une fois qu’un billet a été crée pour un article dans le système GDR du Registre ECCnet, OFG exige que les divergences soient résolues dans les 24 heures.
• Images de produits normalisés grâce au service ECCnet Images et Validation (ECCnet I&V) – OFG requiert que les images des produits et les dimensions des articles soient disponibles dans la base de données de validation et d’images d’ECCnet I&V avant le référencement du produit. Les images des produits et les données dimensionnelles aident à la gestion des espaces des étagères et les activités de marketing, tels que les encarts, les dépliants de même que les activités promotionnelles en ligne qui peuvent stimuler les ventes de vos produits.
• Authentification des données nutritionnelles et des images grâce au service ECCnet Item Certification – OFG requiert que vos produits soient chargés et certifiés quant aux ingrédients, aux allergènes et aux certifications (Organique, Kasher, Halal, etc.) ainsi que les demandes majeurs (sans gluten, sans produits laitiers , arachides, etc.) Pour plus d'informations, visitez le site http://www.gs1ca.org/EICS/index.asp ou communiquez avec GS1 Canada, soit par téléphone au 1.800.567.7084 ou par courriel à itemcertificationsupport@gs1ca.org.
• Participation au service de Rappel de produits de GS1 Canada – Tous les rappels doivent être traités par le service de Rappel de produits de GS1 Canada. Si vous avez des questions concernant le service de Rappel de produits de GS1 Canada, visitez http://www.gs1ca.org/Our_Services/GS1_Canada_Product_Recall/index.asp, ou communiquez avec GS1 Canada, soit par téléphone au 1.800.567.7084, ou à subscriptionsupport@gs1ca.org.

Si vous avez déjà souscrit et soumis vos données et les échantillons aux services de GS1 Canada indiqués ci-haut, nous vous en remercions.

À compter du 18 november 2013, Overwaitea Food Group a demandé à GS1 Canada de visiter ses magasins afin de récupérer le reste des images de produits manquants et les données dimensionnelles. Votre organisation sera facturée jusqu'à 170 $ pour chaque produit non soumis à GS1 Canada - (140 $ pour les images de marketing, de planogramme et les services de certification, et 30 $ supplémentaires de frais de recouvrement des coûts pour l'achat de produits).

Pour vous assurer que votre organisation répond aux exigences des partenaires commerciaux de Overwaitea Food Group et d'éviter ces frais supplémentaires, veuillez compléter ces mesures d'ici le 18 november 2013:

• Assurez-vous que votre entreprise dispose d'un code à barres GS1 valide
• Assurez-vous que tous les produits sont chargés dans le Registre ECCnet
• Assurez-vous que tous les produits sont chargés avec les services d’ECCnet I&V
• Assurez-vous que tous les produits ont été ajoutés et certifiés dans ECCnet Item Certification (nutriments et ingrédients)
• Assurez-vous que vous êtes abonnés au service de Rappel de produits de GS1 et que vous utilisez ce service pour tous les rappels

Notre nous attendons à ce que vous soyez responsables du maintien à jour des informations sur les produits à tout moment.

Votre coopération pour répondre à ces exigences permettra d’améliorer l’efficacité et la qualité des données de nos processus d’affaires. Veuillez communiquer avec GS1 au 1-800-567-7084 ou à l’adresse info@gs1ca.org.

Cordialement,