Foire aux questions - GS1 Canada Product Recall

Toute entreprise qui commercialise des produits au Canada. Le programme ne se limite pas aux rappels de produits faits par les fabricants à l'intention des détaillants. Il permet aussi de gérer les situations suivantes :

  • L'émission, par les fabricants, d'avis de rappels destinés aux distributeurs
  • L'émission, par les distributeurs, d'avis de rappels destinés aux fabricants
  • L'émission, par les distributeurs, d'avis de rappels destinés aux détaillants
  • L'émission, par les importateurs, d'avis de rappels destinés aux détaillants
  • Les retraits de produits

Aucune organisation ne prévoit rappeler des produits. Toutefois, lorsqu'une situation exige le rappel ou le retrait d'un produit, il est essentiel de disposer d'un processus normalisé et simple afin d'accélérer l'échange des renseignements sur les rappels entre les partenaires commerciaux.

En vous joignant à d'autres organisations pour échanger ces renseignements au moyen du programme, vous serez en mesure de mieux gérer les renseignements primordiaux communiqués lors du rappel ou du retrait d'un produit.

GS1 Canada vous recommande d'amorcer le processus d'inscription le plus tôt possible afin que votre entreprise soit en mesure d'émettre des avis de rappel ou de retrait de produits, et d'en recevoir, dès qu'elle commencera à commercialiser ses produits.

La normalisation et la simplification de l'échange de renseignements sur les rappels et les retraits profitent aux organisations de toutes les tailles.

Créé par l'industrie et pour l'industrie, le programme permet la communication rapide, précise et efficace des rappels et des retraits de produits. Il vous aide également à satisfaire aux exigences en matière de sécurité des produits et de production de rapports d'incidents énoncées dans la Loi canadienne sur la sécurité des produits de consommation. Le programme permet aux abonnés de remplir les rapports d'incidents, de les soumettre et d'en effectuer le suivi à partir d'une seule application en ligne.

Oui. L'outil en ligne de production de rapports du programme de Rappel de produits de GS1 Canada vous permet d'envoyer les rapports d'incidents à vos partenaires commerciaux et à Santé Canada, de les recevoir et de les gérer à partir d'un point de service unique, et ce, en toute conformité avec la Loi canadienne sur la sécurité des produits de consommation.

Oui. Il est protégé par le protocole SSL (Secure Sockets Layer) pour la transmission sécurisée des données. Ce protocole assure la communication sécuritaire des données sur Internet en empêchant l'accès non autorisé aux renseignements partagés dans le programme.

GS1 Canada est une organisation neutre, sans but lucratif, qui favorise la collaboration dans l'industrie. À la demande de l'industrie, GS1 Canada a mis sur pied une coalition de participants fondateurs composée de fabricants, de détaillants, de distributeurs et de représentants d'associations dans le but d'établir les caractéristiques souhaitées d'un programme normalisé de communication des rappels et des retraits de produits permettant également de produire les rapports requis.

Maintenant que le programme est opérationnel, GS1 Canada continue de s'occuper du système sous-jacent et de le mettre à jour en fonction des commentaires de l'industrie y sont intégrés. Elle conserve ainsi les fonctions suivantes :

  • Administration : GS1 Canada procède à un examen complet des demandes d'inscription afin que seules les personnes et les organisations autorisées et authentifiées aient accès au programme.
  • Service à la clientèle : GS1 Canada offre le service 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 par l’intermédiaire de notre équipe de service de soutien à l’industrie. Du support personnalisé est disponible par téléphone du lundi au vendredi de 8 h 30 à 18 h 30 HE au 1 800 567-7084. Du soutien en dehors des heures normales de travail est disponible par courriel à subscriptionsupport@gs1ca.org.
  • Liaison : GS1 Canada sert d'intermédiaire entre les utilisateurs du programme, Hewlett-Packard (l'entreprise qui a élaboré la plateforme technique) et la coalition de participants fondateurs pour ce qui est des commentaires reçus des abonnés et des mises à niveau nécessaires.

Pour recevoir des renseignements sur les rappels et les échanger avec vos partenaires commerciaux des États-Unis et du Canada, vous devez vous inscrire au programme de Rappel de produits de GS1 Canada et au programme Rapid Recall Exchange de GS1 US. Il est ainsi possible d'envoyer et de recevoir des avis adaptés à chacun des pays.

Lors de l'émission d'un avis de rappel, le programme permet à votre organisation d'envoyer une version abrégée de l'avis complet à tout partenaire commercial qui n'est pas encore inscrit au programme, y compris vos partenaires américains. L'avis abrégé est émis à titre informatif seulement. Vos partenaires commerciaux sont invités à s'inscrire au programme pour profiter de tous ses avantages. Cela leur permettrait, par exemple :

  • d'accéder aux avis de rappel complets
  • d'échanger avec l'équipe des rappels en mode instantané
  • de signaler l'état d'avancement de l'exécution des rappels
  • d'envoyer les avis de rappel à leurs propres partenaires commerciaux

Pour connaître le processus d'inscription, consultez la liste de contrôle des inscriptions aux fins du rappel.

Choisissez le secteur en fonction des deux critères suivants :

  • Le secteur primaire dans lequel votre produit est mis en marché.
  • L'instance gouvernementale à laquelle vous devez signaler les rappels et autres incidents.

Tous les partenaires commerciaux inscrits au programme et que vous choisissez comme destinataires recevront les avis.

Vos commentaires sont importants pour nous :

  1. Ouvrez une session dans le programme de Rappel de produits de GS1 Canada
  2. Call us at 1.800.567.7084 ext 3 or email subscriptionsupport@gs1ca.org for more information.

Comment s'inscrire

Toute organisation dont un produit est vendu au Canada peut s'inscrire. Elle doit posséder une licence GS1 valide pour participer au programme.

Les organisations qui détiennent déjà une Licence de préfixe de compagnie enregistrée auprès d'une autre organisation membre telle que GS1 US ou GS1 UK ont accès au programme, moyennant les frais de participation.

Inscrivez-vous au programme de Rappel de produits de GS1 Canada en trois étapes :

  1. Inscription: Amorcez le processus d'inscription en fournissant vos coordonnées à titre d'administrateur des inscriptions, de même que celles de la personne en autorité de votre organisation.
  2. Vérification des renseignements: GS1 Canada vous enverra un courriel expliquant comment faire valider vos coordonnées par la personne en autorité de votre organisation (par exemple votre supérieur immédiat, le directeur des ressources humaines ou le directeur financier).
  3. Abonnement: Après réception de la confirmation, GS1 Canada vous enverra un courriel expliquant comment compléter le processus d'inscription.

Consultez la liste de contrôle des inscriptions aux fins du rappel de GS1 Canada. Ce sera votre guide pour vous inscrire au programme.

Il y a trois catégories d'entreprises dans le programme de Rappel de produits de GS1 Canada :

  1. Initiateur du rappel: L'initiateur du rappel est généralement un fabricant ou un fournisseur. Il doit fournir aux entreprises destinataires du rappel des renseignements précis, clairs et à jour afin qu'elles puissent prendre les mesures requises.
  2. Destinataire du rappel: Le destinataire du rappel est généralement un détaillant, un grossiste ou un distributeur. Il doit réagir rapidement aux renseignements obtenus de l'entreprise initiatrice du rappel.
  3. Initiateur et destinataire: Les entreprises qui combinent les deux fonctions sont généralement des fabricants et distributeurs qui peuvent agir en tant qu'initiateur ou destinataire, selon leur lien avec le produit rappelé.

Votre entreprise est-elle un initiateur de rappel?

Si c'est le cas, vous devez assigner les rôles suivants à des utilisateurs :

Rôle

Description du rôle

Nombre minimal d'utilisateurs requis

Autres renseignements

Initiateur

L'initiateur est généralement un fabricant ou un fournisseur. Il doit fournir aux entreprises destinataires du rappel des renseignements précis, clairs et à jour au sujet des produits rappelés afin qu'elles puissent prendre les mesures requises.

1

L'utilisateur doit être différent de l'approbateur

Approbateur

L'approbateur du rappel reçoit un formulaire d'avis de rappel dûment rempli, soumis par l'initiateur du rappel. Il examine le formulaire, les pièces jointes et les cibles associées soumis. Il peut décider de rejeter le rappel ou de le mettre en ligne. Il ne peut pas créer un avis de rappel.

1

L'utilisateur doit être différent de l'initiateur

Votre entreprise est-elle à la fois un initiateur et un destinataire?

Si c'est le cas, vous devez assigner les rôles suivants à des utilisateurs :

Rôle

Description du rôle

Nombre minimal d'utilisateurs requis

Autres renseignements

Initiateur

L'initiateur est généralement un fabricant ou un fournisseur. Il doit fournir aux entreprises destinataires du rappel des renseignements précis, clairs et à jour au sujet des produits rappelés afin qu'elles puissent prendre les mesures requises.

1

L'utilisateur doit être différent de l'approbateur

Approbateur

L'approbateur du rappel reçoit un formulaire d'avis de rappel dûment rempli, soumis par l'initiateur du rappel. Il examine le formulaire, les pièces jointes et les cibles associées soumis. Il peut décider de rejeter le rappel ou de le mettre en ligne. Il ne peut pas créer un avis de rappel.

1

L'utilisateur doit être différent de l'initiateur

Destinataire

Le destinataire est le destinataire prévu de l'avis de rappel. Il utilisera les renseignements qui s'y trouvent, y compris les pièces jointes, pour effectuer le rappel. Il ne peut pas créer, approuver ni envoyer un rappel.

1

L'utilisateur peut être le même que l'initiateur ou l'approbateur

Votre entreprise, un destinataire de rappel?

Si c'est le cas, vous devez assigner les rôles suivants à des utilisateurs :

Rôle

Description du rôle

Nombre minimal d'utilisateurs requis

Autres renseignements

Destinataire

Le destinataire est le destinataire prévu de l'avis de rappel. Il utilisera les renseignements qui s'y trouvent, y compris les pièces jointes, pour effectuer le rappel. Il ne peut pas créer, approuver ni envoyer un rappel.

1

L'utilisateur peut être le même que l'initiateur ou l'approbateur

Seul l'administrateur des inscriptions peut désigner des utilisateurs ou les modifier pour votre entreprise. Si vous avez reçu un courriel vous demandant de désigner des utilisateurs et de leur assigner un rôle, cela signifie que vous êtes l'administrateur des inscriptions. À titre d'administrateur des inscriptions, veuillez suivre les étapes suivantes pour désigner un utilisateur et lui assigner un rôle :

  1. Rendez-vous à l'adresse https://recall.gs1ca.org et ouvrez une session à l'aide de votre nom d'utilisateur et de votre mot de passe.
  2. Choisissez votre service (épicerie ou marchandises générales) dans le menu de gauche sous Inscription. La page s'actualisera.
  3. Choisissez le lien Gérer les comptes situé au-dessus de la barre d'outils grise.
  4. Ajoutez le nombre d'utilisateurs requis selon votre type d'entreprise. Pour déterminer votre type d'entreprise, consultez la réponse à la question 3.
  5. Faites défiler la page vers le bas et cliquez sur Ajouter un utilisateur.
  6. Entrez les renseignements concernant le nouvel utilisateur et cliquez sur Continuer.
  7. Confirmez les renseignements à la page suivante et choisissez un Rôle d'utilisateur en cochant la case correspondante.
  8. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Ajouter un utilisateur.
  9. Répétez ces étapes pour attribuer tous les rôles nécessaires à des utilisateurs.

Une fois le processus terminé, reportez-vous à la liste de contrôle des inscriptions aux fins du rappel pour vous assurer de bien suivre les deux dernières étapes (visionner le webinaire obligatoire et effectuer une simulation de rappel) requises pour l'inscription au programme de Rappel de produits!

En ayant dès le début désigné suffisamment d'utilisateurs et attribué les rôles requis, votre entreprise sera prête à faire face à toute circonstance imprévue, et ce, de manière efficace. Cela permet également aux membres de l'équipe responsable de la sécurité des produits de votre entreprise de prendre connaissance de leurs nouveaux rôles. De plus, vos partenaires commerciaux du secteur du détail seront rassurés de savoir que vous avez adhéré à cette nouvelle norme de l'industrie.